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貿易担当営業が2019年度の終わりにタスク管理を振り返る タスク管理に悩む人へ

タロウです。

今年度もおわりますね。コロナでドタバタしてますが、最近のタスク管理に若干の変化が出ましたので、とりあえずまとめとこうかと思います。

タスク管理という言葉が好きなプロには参考にはなりませんが、とりあえずPDCAサイクル回すために、最適化していきました。

紙書類やメモ帳の排除やらを考えていたのですが、結果的に効率を考えるとノートは一つあるとより良くなるな、ということで最近はノートを1冊持つ派になりました。

色々試しましたが、今のやり方が良いようなので、とりあえずご紹介。


では最近のタスク管理です。

その1 タスクを把握してやることをリストアップ(PLAN)

僕のタスクの発生はどこから?私はメールから!ということで、基本的にどんな方でもメール、チャットアプリ、電話が基本的なタスクの入り口だと思います。あとは口頭?


まずはタスクの入り口を把握することが何よりも大事です。

僕の場合は

●メール
●FAX
●電話・口頭
●各種チャットツール(Line/wechat/whatapp/kakaotalk/viper/SMS他)


ありとあらゆる入口があります。

各入口からタスクが発生したら、すぐにノート(タスク管理アプリ Google keep)に移していきます。この管理ツールの一元化が重要。

僕の場合、作業がほとんどパソコンの前になるのですが、単画面で作業することが多いので、


PC      →作業
ノート    →タスクを管理
Google keep →ノートをとれない状況でのタスクリストアップとプロジェクト管理


という感じで運用してます。


とりあえずタスクが発生したら、ノートかGoogle keepへメモしていきます。

こんな感じで、チェックボックスを書いて、タスクを書いていってます。関連して、これが必要になる、ということもすべて書き出して洗い出します。

色分けをしているのは、都度入ってくる新規案件だったり、逆に海外顧客からの引き合い・要望だったりを色分けしてます。

こういう時に便利なのがこちら。4色ペンはタスク管理の良き友です。

ノートサイズは、正直今模索をしていて、タスクだけを管理するならこんな感じの小型でもいいかなあと思ってます

ただ、僕の場合はコンテナスケジュールを1か月俯瞰で管理する必要があるので、それを補えないかぎりは、今のノートを使おうと思ってます。(Googleカレンダーだと件数が多すぎていまいち見づらい)

Google keepを使う理由

一時的なタスクを出がけでメモ取れないときとかに、スマホでサクッとメモするときに使ってます。起動も同期も早いのでこれが


またGoogle keepは定型文管理や短期プロジェクトのまとめに便利なので、↓のように成約した小プロジェクト(赤茶色です)ごとにまとめて、メールでやり取りした内容をコピペですぐにまとめ、紙書類の写真なんかもを同じラベル内で管理してます。



常に多数のコンテナ貿易で書類やお客さんの情報だったりを扱うので、それぞれの取引ごとに上のようにメモを作り、メールで入ってきた情報、紙データなどを画像に落とし込んでまとめてます。


これによって、「あのコンテナのこれこれの情報はどんな感じ?」と上司に質問されても、関連する情報が一目で分かり、やらなくてはならないことや質問されたことなどをすぐに確認することができます。

他のアプリは起動が遅かったり、スマホでの動作があまり好みでなく、都度必要な情報をすぐに引き出す・書き込むという作業に向いていないな、と思ってこちらを愛用してます。


●同時に多様なプロジェクトを進めていく
●あのメールどこいったっけ・・・ってなりがち


な人は、情報が入ってきた瞬間にコピペして、対応するメモにペーストしておくと検索性が高まって非常に良いです。

その2 タスクをこなす (JUST DO IT!)

無になってこなします。仕事って本当に、この繰り返しで、ひたすら頭を使って何をすればいいかをリストアップしてDOするだけ。

そしてDOの間に出てくるタスクも同様にひたすら書き出していきます。細かなこと、気になったこと、よぎったことも全部メモします。

ここで大事なことは細かなこと、気になったこと、頭をよぎったことはすべてメモをすること。

頭の中に何か、モヤっとしたものが少しでも残ると、気が散って無になってこなす、という作業に集中できません。モヤモヤしたことはすべて書き出す。これが大事。

こんな風に、情報があちこちに散っていると脳みそがもやもやして管理効率爆下げしますので注意。

その3 情報をまとめてEvernoteやUSBにデータを保存 (CHECK)

ミスがあったところは、僕はミス一覧としてGoogle keepに記しておきます。これをノートにまとめると、あとから見直すことができません。失敗は必ず検索性のある場所に記す。

あとはこうすればよかったなあという点もサクサクと考えておきます。

その4 次回に備えて各種まとめられるものはまとめる (ACTION)

一つのプロジェクトを終わらせたら書類などを一つにまとめて、データ化。USBなどに保管しておきます。


一度やったことは2度目には以前より早く効率的にこなす。Excelファイルが発生したら、内容を変えれば他案件でも使用できるようにフォーマットを作る、など。


失敗したことも確認して、以前に同じ失敗をしていないか確認。2度起きているなら防止のために必要なことを考えて、必要書類を作るなり、タスクに組み込むなりをしていきます。


こういう書類を普段から残しておくと引継ぎも楽。最近気づきました。

営業は誰も邪魔しない環境でPDCA回すことはできないので、モチベーションの管理とタスクの洗い出しが大事

作業をしていると絶対に人が邪魔してきます。上司だったり、煩雑な事務作業だったり、電話だったり…電話してくる奴は時間泥棒だ、なんていうホリエモンの言うことはわかりみが非常に深い。


電話している間に、あ・・・あれなんだっけ・・・とか電話中のあれってなんだったけ?みたいなことが多発するので、僕はできる限り、情報は即まとめます。即メモ。即確認メール入れる。


ショートメール・ライン、チャットツールをとにかく多用することで、タスクの見逃しを減らすように心がけてます。いまだに電話多様・口頭契約が慣習な業界だから、取引先にそこら辺の徹底をしてもらうのが難しいですが・・・・


PDCAに無理やり当てはめて今のタスク管理をつらつらしてみましたが、結局は「何をすべきなのか」を見失うとすべて台無しになるということですね。


まさにタスク管理。


それとひたすら上がってくるタスクを回し続けるモチベーションの管理。これが一番本当難しい。ここうまくやる方法あればだれか教えてほしい。僕は15分昼寝を取り入れて何とかこなしてます。


年末忙しい時期になりますが、この方法でなんとか乗り越えていこうと思います。


では。



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