タロウです。
ブログネタ思いついたときとか、何となく思いついたタイトルを下書きで保存しておくんですが、思いっきり出張とか言ってる当たり、このネタはコロナ前に思いついたんでしょうね。
というわけで昨年末ぐらいからモバイルFAXを導入してます。いわゆる電子FAXというたぐいのサービスです。
タイトルにも書いたんですが、
●外回りの多い営業
●出張の多い営業
●かつ、いまだに紙書類の呪縛から逃れられない職場にお勤めの方
●電子化が難しい分野を取引先に持っている人
にお勧めのサービスとなります。あと、世界がリモートワークに移行する段階、中途半端な時期には本当に最高なサービスだと思う。それかFAXが消えてなくなることを祈る。
紙よ、ほろびるがいい。
受信のみ500円/月、送信は従量課金制。でも受信だけでも価値あり
残念ながら無料のサービスではないので、サラリーマンである僕が何でこんなものに金掛けてるんだろう、とまじめに考えたことはあります。
でもこの便利さを知ると、先々自分一人でやっていくときに、非常に役に立つのではないのか、という担保性のない未来への展望と、幾分かでも業務量が改善されるというところで、自腹切ってます。
ハタラケルヨロコビハタラケルヨロコビ・・・・
月額は500円、高いとみるか安いとみるかは人それぞれですがBtoBのビジネスにおいて、仕入れ先が一次産業だと、ざらにLINEもPDFも扱えない人が多いので
FAXを使う
↓
FAXで送られてくる書類を探す、待つ
↓
送られてきた書類をPDFへスキャン
↓
スキャンしたデータをメール添付送信
というクソオブクソみたいな作業をしなくてはなりません。この世でも最も無駄な時間。
これに「FAX送りましたが届いてますか？」という電話が加わると最高にゲンナリします。
さらに忙しくて、書類を後回しにして、なくすことも多々。本当に21世紀なの？今？
登録するとFAX番号が振り分けられる
アプリをダウンロードして登録を終わらせると、FAX番号が振り分けられます。
こんな感じ。
FAXを受信すると、受信データがここに表示されていきます。
受信したデータはメールなどで送信可能
最高なポイントは、この点。
このボタンで、メールソフトを介して受信したファイルを即転送できる優れもの。
そしてFAXを受信すると、なんと登録したアドレスにもPDF添付して自動送信してくれるのです。
最高じゃない？
今まで、出張中なんかに「事務所にFAX送ってるから見てて！」とか「なんでFAX見ないんだよ！」なんていう理不尽な煽りに堪えてきましたが、こっちに送ればメールチェックと同じ感覚でFAXまでチェックできるのです。
絶対に受信したものをなくすこともない。
そしてPDFなら、ipadなどで注釈を入れて、事務所に指示を入れることも可能。
書類のバックアップもとっても楽になりました。一日仕事で出た紙書類はまとめて自分にFAX。そしてONEDRIVEへBU。
スマホにもアプリあるので、当然スマホでも同じ作業ができます。
Microsoft flowとOneDriveを活用するとさらに便利
最近導入したのですが、Microsoft FLOWで「Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動でOneDriveへ保存する」という設定をかましてやると、FAXに入ったデータまですべてGmailを介してOndriveへ保管してくれるので、めっちゃ便利です。
iPadで書類を参照しながら、PCで作業、というのが最近のスタイル。
送信はまだまだ高いけど緊急事態には使えるかも
アプリからの送信時には送信ポイントを購入する必要があり結構高め。
■ご利用料金
【国内送信】
A4版サイズ換算で 2 枚目まで 50 ポイント
3 枚目以降 1 枚ごとに 10 ポイント
【国際送信】
A4版サイズ換算で 2 枚目まで 100 ポイント
3 枚目以降 1 枚ごとに 20 ポイント
で、
500ポイント: 500円(税別)
1100ポイント:1,000円(税別)
2500ポイント:2,000円(税別)
という価格設定。ちょっと頻繁に毎日使うにはキツイですね。
送信するときは
メールで”相手FAX番号@mfax.jp”を送り先として、件名に送信認証キー(４桁数字+/)を入力。
メール本文に記述したテキスト文と添付ファイル(gif/jpeg/doc/xls/pdf)がFAXできます。
とのこと。
便利そう。というのもこっちの機能は使ったことがないので。
今度使ってみます。
まとめ
花粉症が原因で一時的に発熱して、自宅待機かつリモートワークに移行した期間が4月にありまして、その時にFAXだけが事務所に届き続け自分以外誰も何のFAXが来ているかわからないみたいな状況になりました。
そんな時、とりあえず1時間おきに、届いたFAXを全部こっちの番号へ転送してくれ！とお願いして事なきを得ました。
そもそも、紙書類がなくなればよいのですが、そんなことはなかなかこの業界では厳しいようなので、それでもなお外に居続けられる環境づくりだけは整えておきたい。
今回のコロナ禍は、いろんな試練を与えてきましたが、効率的にどうやって仕事を回すかを話し合う機会にはなりました。
職場でChatworkとGoogle keepをようやく導入し、課での情報共有がようやく始まりました。それまで紙書類をファイルで共有してたから、外部から全く参照できなかった。
ま、効率よく回すようになったら、それだけ別の仕事が増えたんですがね・・・。
是非、同じ境遇で困ってる人に使ってほしい。
では。