タロウです。
最近の業務があまりにも効率悪く、前に比べると半分ぐらいの能率になっているような気がしたので、仕事の仕方を変更しました。
仕事が残る→残業する→翌日の朝のテンション下がる→効率下がる→仕事残る、みたいな最悪なローテーションに入っていたので、仕事のやり方を根本的に見直しました。
今までのやり方
自分の仕事は
①常に新しい仕事が舞い込んでくる/買い付ける
②電話が常に鳴る
③返答待ちで進まない作業が多い
というような感じの性質があります。日々変わる生産現場と情報交換し、お客さんと商談を進めつつ、物流と書類手配は同じようなルーティンをこなす感じ。
新しい仕事が常に入ってくるんですが、それに気を取られて、日常業務がおろそかになりがちでした。業務の中にガンガン舞い込んでくる新しい仕事で日々の業務が後回しになり、すべて時間外に一気に終わらせる、みたいな状態が続いていました。
一度新しいタスクが入ると、他の日々やらないといけないタスクを後回しにしていたんですね。あと返答待ちになると、返答くるまで待ちで考え込むことが多く手が止まる。
なもんで、こんなルールを決めました。
対処：1時間に集中をして、時間単位のノルマを決める
さる本で、仕事は始める前に決まっている、という言葉を見かけてから、再度力技の業務の改善を目指しました。
具体的には、きちんとやることを決めてから仕事に取り掛かる、ということ。
いわゆる毎日確認をしないといけない項目を1時間ごとに振り分けて、そのタスクはその時間内に必ず終わらせるようにする、というルールを設けました。決してその時間のタスクを後回しにしない。
んで、MICROSOFT TODOで管理してます。
こんな感じ。
業務時間を8時間に振り分けて、この時間はこれを必ずこなす、という風に決めました。
もちろん突発的に入るタスクは同じくこのアプリで管理。他にも「返事待ち」「要返答」というタグをつけることで、返答をしないといけないモノなども管理。メールなどで返事待ちが発生したらすぐにこちらにタスクとして入力します。
それに対応して1時間ごとにアラームを鳴らすように設定してます。
実はこの1時間管理、奥さんが１時間ごとにアラームを鳴らすようにしていたのを見て思いつきました。
良かった点
達成感を段階的に得られる
まず一つは、達成感を得るタイミングが一日に7個も増えたこと。
人は長期の目標に到達するには、定期的にご褒美や達成感がないとやってられないと思うので、少しづつ自分にご褒美として達成感を与える意味で非常に良い効果を発揮しました。
それぞれのノルマがあまりにも簡単でもしょうがないので、一時間の終わりにメールボックス内容をすべてTODOへタスク化するようにして、INBOXに何も残らないようにして、次の1時間へ進むようにしております。
次の作業を考える時間が無くなる
次は何だっけ・・・なんてタスクを考える時間がマジ無駄だなと思ったのでルーチンにできるものはリストアップしておくといいなーと思いました。
週に2日以上やることはルーチンに入れておけば、忘れることはない。もしやらなくてもいいときは「今日はしなくていい」と決断をするだけ。
後はひたすら上からタスクをこなすだけです。脳みそのリソースを使わなくて済む。
突発的に生まれるタスクにスムーズに対応できます。
返答待ち中も、こなすタスクが決まっているので、そちらをこなすだけです。
見落としへの不安がなくなる
意外にルーチンと思ってたことを見落としていたことは多くて、改めてリスト化すると、これだけやらないといけないことがあったのか、と認識することができます。
何かを見落とすとそれだけあとでカバーするには労力が要るので、とにかくその場その場で見落とししないように、洗い出しをしたのは正解でした。
というよりも、今まで「次の一手を考える時間」がいかに長かったかを思い知らされた感じです。そう、諸悪の根源は「迷う時間」。
これを削減するだけで、新しいことに対応する時間がどんどん出てくる。
その日のうちに返事すれば大概の用事は解決できるので、その中はできる限りペースを崩さないように仕事をします。実際、先に日常業務を終わらせると面白いぐらい時間って余るんですよね。
もちろん自分で判断して至急だな、と思えば必ず迅速に処理をするようにしてますが、基本的にゆるい依頼はタスクに入れて日常業務の隙間に入れてその日のうちに処理するようにしました。
まとめ
運用自体は5月頭からなんですが、グンと作業効率が上がりました。むしろなんでこれを思いつかなかったのか。
自分の記憶力なんてあてにならないことを認識して、迷いなく確実に業務をこなす方向へシフトして、余力を残して創造的な仕事をしたい。
きまった仕事はスピード勝負。定時でサクッと帰るために頑張ります。
では。